L'entrepreneur individuel (EI) qui exerce une activité commerciale doit remplir plusieurs obligations comptables. Il s'agit notamment de la facturation, de la tenue d'une comptabilité et de certains registres, de l'établissement de comptes annuels et de la conservation de documents comptables.
Facturer ses ventes
Le commerçant est tenu d'établir des factures pour toutes ses ventes.
Toutes les informations importantes concernant la facturation sont décrites dans la fiche « Tout savoir sur la facturation ».
Attention
:
Tout manquement aux règles de facturation est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 75 000 €. En cas de récidive cette amende peut être portée à 150 000 €.
Tenir une comptabilité
Le commerçant qui exerce une activité commerciale doit tenir une comptabilité.
Lorsqu'il est soumis (de plein droit ou sur option) à un régime réel simplifié d'imposition, sa comptabilité peut être tenue de manière super-simplifiée. Pour bénéficier de ce régime, l'entrepreneur individuel doit opter pour celui-ci. Chaque année il doit indiquer s'il opte pour le régime comptable super-simplifié sur sa déclaration de résultat n° 2031 en cochant la case prévue à cet effet :
Il doit alors enregistrer de manière chronologique les mouvements (achats, ventes, emprunt...) qui affectent le patrimoine de son entreprise. Il doit également contrôler la valeur de ses actifs et passifs au maximum tous les 12 mois par le biais d'un inventaire. L'entreprise peut réaliser une évaluation simplifiée des stocks et des productions.
Le commerçant peut tenir lui-même sa comptabilité. En revanche, lorsqu'il décide de la confier à un professionnel, il doit obligatoirement s'adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre :
Où s'adresser ?
Le commerçant peut également adhérer à un organisme de gestion agréé qui peut l'aider dans la gestion de son entreprise (fiscalité, comptabilité, etc.). Dans ce cas, il doit communiquer chaque année ses comptes annuels à l'organisme de gestion agréé auquel il adhère.
Attention
:
En cas d'omission volontaire dans la facturation du commerçant (écritures inexactes ou fictives), la personne qui a commis le manquement risque une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 5 ans et 500 000 € d'amende.
Établir et tenir des registres obligatoires
Le commerçant doit établir les documents comptables suivants :
Livre-journal : livre dans lequel tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés. Seuls les encaissements et les paiements sont enregistrés tous les jours, opération par opération. Les dettes et les créances sont constatées uniquement à la fin de l'exercice comptable. En revanche les frais généraux doivent être enregistrés à échéances régulière tous les ans au maximum. La centralisation des écritures comptables peut se faire tous les 3 mois.
Grand-livre : livre qui rassemble tous les comptes. Il reprend les informations du livre-journal en les classant par compte et dans l'ordre de numéro prévu par le plan comptable général (PCG). Les opérations sont classées par ordre chronologique.
Manuel des procédures comptables : document qui décrit les procédures et l'organisation comptable pour comprendre le système de traitement et la réalisation des contrôles.
Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par un greffier. Ils doivent également être cotés et paraphés.
Tout enregistrement comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'affectation à un compte de chaque donnée, et les références de la pièce justificative qui l'appuie.
Les livres peuvent être tenus de manière électronique avec un logiciel informatique ou manuellement sans blanc ni altération. Ils doivent être datés et enregistrés dès le moment ou le commerçant les établi pour garantir leur contenu.
Établir ses comptes annuels
Composition du bilan, du compte de résultat et de l'annexe
Le bilan présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.
Le compte de résultat rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.). Il fait apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice (après déduction des amortissements et des provisions).
L' annexe commente et complète le bilan et le compte de résultat.
Conserver les documents comptables
Le commerçant a l'obligation de conserver ses documents comptables et pièces justificatives (factures, registres...) au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.
Attention
:
La conservation des documents est nécessaire en cas de contrôle de l'administration fiscale ou de litige. Le commerçant qui n'a pas conservé ses documents s'expose à une amende de 10 000 €.
Facturer ses ventes
Le commerçant est tenu d'établir des factures pour toutes ses ventes.
Toutes les informations importantes concernant la facturation sont décrites dans la fiche « Tout savoir sur la facturation ».
Attention
:
Tout manquement aux règles de facturation est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 75 000 €. En cas de récidive cette amende peut être portée à 150 000 €.
Tenir une comptabilité
Le commerçant qui exerce une activité commerciale doit tenir une comptabilité.
Il doit enregistrer de manière chronologique les mouvements (achats, ventes, emprunt...) qui affectent le patrimoine de son entreprise. Il doit également contrôler la valeur de ses actifs et passifs au maximum tous les 12 mois par le biais d'un inventaire.
Le commerçant peut tenir lui-même sa comptabilité. En revanche, lorsqu'il décide de la confier à un professionnel, il doit obligatoirement s'adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre :
Où s'adresser ?
Attention
:
En cas d'omission volontaire dans la facturation du commerçant (écritures inexactes ou fictives), la personne qui a commis l'omission risque une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 5 ans et 500 000 € d'amende.
Le commerçant peut également adhérer à un organisme de gestion agréé qui peut aider l'entrepreneur dans la gestion de son entreprise (fiscalité, comptabilité...). En revanche, il doit communiquer ses comptes annuels à l'organisme de gestion agréé auquel il adhère chaque année.
Établir et tenir des registres obligatoires
Le commerçant doit établir un certain nombre de registres comptables obligatoires. Il s'agit des livres suivants :
Livre-journal : livre dans lequel tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés. Ils sont enregistrés jour par jour, opération par opération.
Grand-livre : livre qui rassemble tous les comptes. Il reprend les informations du livre-journal en les classant par compte et dans l'ordre de numéro prévu par le plan comptable général (PCG). Les opérations sont classées par ordre chronologique.
Manuel des procédures comptables : document qui décrit les procédures et l'organisation comptable pour comprendre le système de traitement et la réalisation des contrôles.
Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par un greffier. Ils doivent également être cotés et paraphés.
Tout enregistrement comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'affectation à un compte de chaque donnée, et les références de la pièce justificative qui l'appuie.
Les livres peuvent être tenus de manière électronique avec un logiciel informatique ou manuellement sans blanc ni altération. Ils doivent être datés et enregistrés dès le moment ou l'entrepreneur les établis pour garantir leur contenu.
Établir ses comptes annuels
Composition du bilan, du compte de résultat et de l'annexe
Le bilan présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.
Le compte de résultat rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.), et fait apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice (après déduction des amortissements et des provisions).
L'annexe commente et complète le bilan et le compte de résultat.
Conserver les documents comptables
Le commerçant a l'obligation de conserver ses documents comptables et pièces justificatives (factures, registres...) au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.
Attention
:
La conservation des documents est nécessaire en cas de contrôle de l'administration fiscale ou de litige. Le commerçant qui n'a pas conservé ses documents s'expose à une amende de 10 000 €.
Dans cette fiche nous présentons les règles concernant le commerçant soumis à un régime réel d'imposition (simplifié ou normal).
Il est soumis au régime réel simplifié d'imposition s'il remplit toutes les conditions suivantes :
Le chiffre d'affaires de l'entreprise ne dépasse pas les montants suivants :
840 000 € pour les activités de vente, de restauration ou de mise à disposition de logement
254 000 € pour les autres activités
Le montant de la TVA dont elle est redevable est inférieur à 15 000 €
Le commerçant est soumis au régime réel normal d'imposition s'il dépasse ces seuils.
Pour connaître les obligations comptables du micro-entrepreneur, il est possible de consulter la fiche correspondante.
Questions ? Réponses !
- Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?
- Comment faire parapher ou coter des documents sociaux ?
- La désignation d'un commissaire aux comptes est-elle obligatoire ?
- Quelle est la différence entre l'actif et le passif d'une entreprise ?
- Quels professionnels peuvent aider dans la gestion d'une entreprise individuelle ou d'une société ?
Textes de référence
Code de commerce : articles L123-25 à L123-28
Obligations comptables spécifiques aux petits commerçants
Code de commerce : articles L233-16 à L233-28-2
Comptes consolidés
Code de commerce : articles R123-172 à R123-177
Pièces comptables obligatories
Code général des impôts : article 1743
Sanctions
Pour en savoir plus
- Numériser sa gestion financière
France Num
- Plan comptable général 2023
Autorité des normes comptables
Et aussi
- Bénéfices industriels et commerciaux (BIC) : régime réel d'imposition
Fiscalité
- Tout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'un entrepreneur individuel (EI)
Étapes de vie
- Obligations comptables du micro-entrepreneur
Comptabilité - Facturation
- Capitaux propres de la société
Financement