Le syndic professionnel est une personne morale ou physique qui exerce, en son nom propre ou au sein d'une société, l'activité de syndic.

Le syndic professionnel doit obligatoirement remplir les 3 conditions suivantes :

• Être titulaire d'une carte professionnelle portant la mention syndic de copropriété délivrée par la chambre de commerce et d'industrie (CCI)

• Et justifier d'une garantie financière, destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite ou de détournement de fonds

• Et justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle, destinée à couvrir les dommages que le syndic pourrait causer au syndicat des copropriétaires ou à un copropriétaire dans le cadre de son activité.

La désignation du syndic est différente entre une copropriété déjà existante et une copropriété nouvellement créée. Il existe également une procédure particulière dans le cas de l'absence de désignation d'un syndic par l'assemblée générale des copropriétaires.

Le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires. Il agit ainsi au nom et pour le compte de l'ensemble des copropriétaires, selon les missions listées dans son contrat.

Le syndic assure la gestion comptable et financière de la copropriété. Cette mission inclut notamment :

• L'établissement du budget prévisionnel de la copropriété.

  Le syndic établit le budget prévisionnel, en concertation avec le conseil syndical, et le fait voter chaque année par l'assemblée générale des copropriétaires.

• La tenue de la comptabilité du syndicat des copropriétaires.

  Le syndic doit enregistrer toutes les dépenses (frais d'assurance, ménage, gardien, eau, ascenseur, etc.) et les recettes du syndicat des copropriétaires (par exemple, le paiement des charges) dans un document appelé « grand livre ». Il doit également établir les comptes annuels et les faire voter en assemblée générale.

• La gestion et le recouvrement des charges de la copropriété.

  Le syndic établit le montant des charges dû par chaque copropriétaire et envoie les appels de fond correspondant. Il doit également s'occuper du recouvrement des charges impayées.

• L'ouverture d'un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.

  Le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, dans les 3 mois de sa désignation. La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat des copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat des copropriétaires, et non le syndic. Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires doivent être versées sur ce compte.

• L'ouverture d'un compte spécifique pour le fonds travaux obligatoire

• La souscription d'un emprunt bancaire collectif

• L'ouverture d'un compte spécifique « emprunt collectif ».

Le syndic doit notamment remplir les missions suivantes :

• Immatriculer l'immeuble dans le registre national des copropriétés

• Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété

• Établir et mettre à jour de la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s'ils ont donné leur accord, leur adresse électronique

• Faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions prises lors de l'assemblée générale des copropriétaires

• Organiser la tenue d'une assemblée générale annuelle.

  Le syndic doit préparer, convoquer et être présent lors de l'assemblée générale. Il doit également rédiger le procès-verbal de l'assemblée et l'envoyer à tous les copropriétaires.

• Administrer l'immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires.

  Le syndic est chargé de gérer l'immeuble au quotidien pour assurer son bon fonctionnement et son entretien. Il doit, notamment, entretenir les parties communes de l'immeuble (par exemple, organiser le nettoyage, les petites réparations ou l'entretien de l'ascenseur) et assurer la sécurité des occupants (par exemple, veiller aux respects des normes incendies).

  Il doit également inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale, tous les travaux qu'il juge utile ou nécessaire pour la préservation de l'immeuble (par exemple, réfection de la toiture, ravalement, rénovation énergétique etc.).

• Souscrire un contrat d'assurance multirisques immeuble et de déclarer les sinistres touchant les parties communes

• Souscrire un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat des copropriétaires doit répondre.

  Cette assurance permet, notamment, de couvrir les dommages subis par un copropriétaire ou un tiers du fait des parties communes de l'immeuble.

• Obtenir l'autorisation de l'assemblée générale de signer des contrats avec tout entreprise ou prestataire qui est lié au syndic

• Établir et mettre à jour le carnet d'entretien de l'immeuble

• Représenter le syndicat des copropriétaires dans les actes de la vie civile (par exemple, conclusions des contrats avec les prestataires ou les fournisseurs de l'immeuble), les actes d'acquisition ou d'aliénation des parties communes et en justice

• Informer les copropriétaires et les occupants qu'un immeuble fait l'objet d'une procédure relevant de l'exercice de la police de la sécurité et de la salubrité des immeubles, locaux et installations

• Gérer les archives du syndicat des copropriétaires

• Gérer les salariés (par exemple, gardien) de la copropriété.

À ce titre, le syndic engage et met fin au contrat le personnel employé par le syndicat des copropriétaires et fixe les conditions de son travail.

Le syndic doit proposer un accès en ligne aux documents qui concernent la gestion de l'immeuble ou des lots de copropriétés gérés.

L'accès en ligne doit être sécurisé. Il doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel.

Les documents mis à disposition doivent être téléchargeables et imprimables.

Cet accès doit être différencié selon la nature des documents mis à disposition :

Le mandat donné au syndic pour gérer l'administration et les finances de la copropriété prend la forme d'un contrat-type dont le contenu est règlementé.

Ce contrat fixe les éléments suivants :

• Durée du mandat (avec date de début et fin)

• Conditions de la rémunération

• Détail des prestations

• Conditions d'exécution de la mission.

Le modèle de contrat-type est consultable en ligne :

Contrat de syndic réglementé

Legifrance

Le contrat de syndic peut également mentionner des prestations de services autres que celles relevant de sa mission de syndic. Ces prestations doivent être préalablement demandées et autorisées par l'assemblée générale des copropriétaires, au moyen d'un vote à la majorité absolue.

Le contrat de syndic est conclu pour une durée déterminée. Le contrat fixe la durée et précise les dates calendaires de début et de fin.

Cette durée doit être obligatoirement prévue par un vote en assemblée générale des copropriétaires.

Si le syndic ou toute personne avec laquelle il vit en couple ou est lié (par exemple, employé) a participé à la construction de l'immeuble en tant que promoteur ou architecte, la durée du mandat est de 1 an maximum. En dehors de ce cas, la durée du mandat est de 3 ans maximum.

La durée du mandat est renouvelable. Ce renouvellement doit être voté en assemblée générale des copropriétaires à la majorité absolue.

Le contrat du syndic prend fin en raison d'un non-renouvellement de son mandat ou d'une résiliation anticipée de son mandat.

La copropriété peut décider de ne pas renouveler le contrat du syndic. La copropriété doit alors inscrire à l'ordre du jour d'une assemblée générale des copropriétaires tenue dans les 3 mois précédant la fin du contrat :

• La désignation d'un nouveau syndic

• La fixation d'une date anticipée de fin de contrat.

Lorsque l'initiative vient du syndic, il doit informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard 3 mois avant la tenue de cette assemblée générale des copropriétaires.

Au cours de l'assemblée générale, les copropriétaires désignent un nouveau syndic et fixent les dates de fin du contrat en cours et de début du nouveau contrat, qui doivent intervenir au plus tôt 1 jour franc après la tenue de cette assemblée.

Dans certains cas, il est possible de mettre fin au mandat en cours du syndic.

La responsabilité du syndic peut être engagée lorsqu'il commet une faute, civile ou pénale, dans le cadre de ses fonctions, à l'origine d'un dommage.

La responsabilité civile du syndic peut être engagée par le syndicat des copropriétaires, un ou plusieurs copropriétaires ou des tiers.

Responsabilité envers le syndicat des copropriétaires

Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. En raison de la signature du contrat de syndic qui lie les parties, le syndic a une responsabilité dite « contractuelle » à l'égard du syndicat des copropriétaires.

Cela signifie que, pour engager sa responsabilité, le syndicat des copropriétaires doit prouver que :

• Le syndic a rempli de façon incorrecte ou incomplète, ses missions

• Et que cette faute est à l'origine d'un dommage (financier ou matériel).

Dans ce cas, il est possible de saisir la justice pour réparer le dommage subi par l'obtention de dommages et intérêts. Il est également possible de demander la révocation du mandat du syndic.

Pour ces actions judiciaires, il est recommandé de se faire accompagner par un avocat.

Responsabilité envers les copropriétaires

Par ses agissements, le syndic peut nuire aux intérêts d'un ou plusieurs copropriétaires.

Pour engager la responsabilité du syndic, le copropriétaire concerné doit prouver que :

• Le syndic a rempli de façon incorrecte ou incomplète ses missions ou commis une faute étrangère à ses fonctions

• Et que cette faute est à l'origine d'un dommage personnel (financier, matériel ou moral).

Dans ce cas, il est possible d'introduire une action en justice à l'encontre du syndic pour obtenir la réparation financière, par le versement de dommages et intérêts, des préjudices subis. Il est recommandé de se faire accompagner par un avocat.

Responsabilité envers les tiers

Le syndic est également responsable de ses agissements, à titre personnel et dans le cadre de ses fonctions, à l'égard des tiers. Il s'agit, notamment, des salariés du syndicat des copropriétaires, des locataires, des fournisseurs, des prestataires ou des voisins.

La responsabilité pénale du syndic peut être recherchée s'il commet, dans l'exercice de ses missions, une faute qui correspond à une infraction pénale.

Il est possible de les classer en 3 catégories :

• Les infractions volontairement commises, notamment dans le cadre de la gestion financière (par exemple, abus de confiance, escroquerie, détournement de fonds)

• Les infractions involontairement commises, qui proviennent d'une imprudence, d'une négligence ou d'une inattention (par exemple, blessures involontaires par défaut d'entretien ou de surveillance)

• Les infractions à une législation spéciale. C'est notamment le cas des infractions aux règles d'urbanisme (par exemple, travaux non conforme au permis de construire), aux règles d'hygiène ou de sécurité, au règlement sanitaire ou à la législation du travail (par exemple, travail dissimulé).

Pour engager la responsabilité du syndic de copropriété, il est nécessaire de respecter plusieurs étapes.

Tout d'abord, il est impératif d'identifier le manquement du syndic à ses fonctions.

De même, il faut s'assurer que cette faute est à l'origine du dommage subi. En d'autres termes, le préjudice doit être une conséquence de la faute reprochée.

Ensuite, il convient de valoriser le dommage subi, c'est-à-dire d'en estimer le montant afin d'obtenir une réparation équitable. Cette évaluation peut se faire, par exemple, à l'aide de devis ou de factures.

Par ailleurs, il est nécessaire d’envoyer un courrier de mise en demeure au syndic qui contient :

• Un détail des faits, des manquements/fautes reprochés et du ou des dommages subis

• Une demande de compensation financière et/ou la rectification des agissements critiqués dans un délai raisonnable.

Ce courrier doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette étape préalable est obligatoire uniquement dans le cadre d'une action en justice souhaitée par le syndicat des copropriétaires à l'encontre de son syndic.

Deux situations sont à distinguer.

1. Action en justice à l'encontre d'un ancien syndic

Dans cette hypothèse, l'actuel syndic doit être autorisé à agir en justice par une décision de l'assemblée générale.

Cette autorisation doit mentionner :

• L'objet de la demande en justice

• Les personnes visées

• Et la nature de l'action (action en responsabilité).

L'autorisation accordée au syndic doit être adoptée à la majorité des voix des personnes présentes, représentées ou ayant voté par correspondance (majorité dite de l'article 24).

2. Action en justice à l'encontre du syndic en exercice

Le président du conseil syndical doit convoquer une assemblée générale des copropriétaires afin d'obtenir une délégation expresse d'agir contre le syndic défaillant, en cas de carence ou d'inaction du syndic.

Enfin, si le syndic ne réagit pas ou persiste dans ses fautes, il est possible d'intenter une action en justice devant le tribunal judiciaire du domicile du défendeur (siège du syndic).

Si le montant du litige est inférieur ou égal à 10 000 €, il est recommandé de se faire accompagner par un avocat.

Si le montant du litige est supérieur à 10 000 €, il est obligatoire de se faire représenter par un avocat.

Par ailleurs, si le syndic a commis une ou plusieurs infractions pénales, il est possible de déposer une plainte à son encontre.