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Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privé

Avant l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Comment déclarer un salarié et quelles informations lui communiquer ? Nous faisons un point sur la réglementation.

Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.

Les motifs de discrimination concernant l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.

France Travail (anciennement Pôle emploi) propose des outils d'aides au recrutement :

L'employeur n'a pas l'obligation d'informer France Travail (anciennement Pôle emploi) des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.

L'employeur qui souhaite embaucher un salarié étranger doit vérifier que l'étranger détient un titre lui permettant d'exercer une activité salarié.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

La DPAE est déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants :

  • Titre emploi service entreprise (TESE)

  • Chèque emploi associatif (CEA)

  • Titre emploi simplifié agricole (TESA).

À noter :

L'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.

Les formalités d'embauche varient selon que le salarié dépend du régime général ou du secteur agricole.

Lorsque l'employeur emploie occasionnellement des intermittents du spectacle, il les déclare au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).

À savoir :

L'employeur doit d'abord établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM (ou la MSA pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR).

Si l'employeur ne fait pas de DPAE, il s'expose à différentes sanctions :

  • Sanction civile : régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration

  • Sanction administrative : pénalité de 1 266 € par salarié concerné

  • Sanction pénale : l'absence intentionnelle de DPAE est un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié.

En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :

  • 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique

  • 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE, l'employeur doit faire une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :

  • Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins

  • Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique).

Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1re visite de celle-ci.

Document à remettre au salarié pour attester de la déclaration

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié.

Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

L'employeur doit remettre au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.

L'employeur doit informer le salarié des dispositifs collectifs d'épargne salariale dans l'entreprise et lui remettre un livret d'épargne salariale.

L'employeur doit remettre au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise.

L'employeur doit informer le salarié qu'il aura un entretien professionnel tous les 2 ans.

L'employeur doit donner une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.

L'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales concernant la relation de travail.

Le délai de communication, exprimé en jour ou mois calendaire, varie suivant les informations.

Informations remis au salarié au plus tard le 7e jour calendaire après l’embauche

Les informations qui doivent être remises au salarié dans les 7 jours sont les suivantes :

  • Identité des parties à la relation de travail

  • Lieu (ou les lieux) de travail et, si elle est différente, adresse de l'employeur

  • Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi

  • Date d'embauche

  • Pour un CDD, date de fin du contrat ou durée prévue de celui-ci

  • Durée et conditions de la période d'essai si elle existe

  • Éléments de rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires) ainsi que la périodicité et les procédures de paiement de cette rémunération

  • Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou son mode d'aménagement du temps de travail lorsqu’il existe

  • Conditions dans lesquelles le salarié peut être amener à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires.

Informations remis au salarié au plus tard 1 mois calendaire après l’embauche

Les informations qui doivent être remises au salarié au plus tard 1 mois après son embauche sont les suivantes :

  • Droit à la formation assuré par l'employeur dans le cadre du plan de formation

  • Durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou mode de calcul de cette durée

  • Procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de rupture du contrat de travail

  • Conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise

  • Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié

  • Mention des contrats de prévoyance et de frais de santé dont les salariés bénéficient collectivement, ainsi que les conditions d'ancienneté pour bénéficier de ces contrats.

À noter :

Lorsque le salarié est un intérimaire, en plus des autres informations, l'employeur précise l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est.

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).

L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco.

Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.

L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt les sanctions suivantes :

  • Amende de 1 500 €

  • Peine de prison de 4 mois et amende de 3 750 € en cas de récidive.

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