L’état récapitulatif est un document par lequel une entreprise (le déclarant) transmet aux services des douanes le détail des livraisons qu’elle a effectuées, en général le mois précédent, à destination d’un État membre de l’UE.

Cette formalité permet à l’admnistration fiscale de contrôler a posteriori la taxation à la TVA des livraisons de biens intracommunautaires (expéditions)

Toute entreprise assujettie à la TVA a l’obligation d’établir un état récapitulatif lorsqu’elle a réalisé des livraisons de biens à destination d’un État membre de l’UE.

Cela inclut donc aussi bien les entreprises redevables de la TVA que celles qui ne le sont pas, comme par exemple celles bénéficiant du régime de la franchise en base de TVA.

L’état récapitulatif doit être établi uniquement lorsque l’entreprise a livré des biens dans l’UE (expéditions). Elle n’a donc pas l’obligation de l’établir lorsqu’elle n’a réalisé que des acquisitions (introductions).

Cette obligation ne concerne pas uniquement les entreprises établies en France, car y sont également soumises :

• Certaines entreprises assujetties à la TVA et établies dans un autre État membre mais qui ne disposent pas de numéro de TVA (par exemple une personne bénéficiant d’un régime de franchise en base de TVA) : l’état récapitulatif leur est obligatoire lorsqu’elles ont exceptionnellement réalisé une transaction taxable à la TVA, et que les formalités correspondantes sont effectuées par un représentant désigné ponctuellement.

• Les entreprises établies en dehors de l’UE et redevables de la TVA au titre de certains échanges, lorsqu’elles ont désigné un représentant accrédité chargé d’effectuer les formalités concernant la TVA.

Contenu à saisir sur le téléservice des douanes

Pour chaque expédition qu’il a effectuée, le déclarant doit notamment indiquer :

• Valeur fiscale :

  • Il s’agit le plus souvent de la valeur fiscale des biens. Cela correspond au montant net des marchandises ainsi que les frais accessoires inclus dans la base d’imposition (assurance, fret, frais de dossier...)

  • Il peut également s’agir de la valeur fiscale d’autres éléments tels que des régularisations commerciales ou des transferts de stocks sous contrat de dépôt

  Cette valeur est indiquée en euros, en arrondissant à l’unité supérieure. Dans le cas où une valeur est arrondie à 0 (par exemple pour une transaction évaluée à 0,48  €) elle ne doit pas être déclarée

• Régime : le déclarant doit choisir parmi les différentes propositions le code régime correspondant au mouvement de marchandises ou à l’élément à déclarer. Par exemple, le cas le plus fréquent d’une livraison exonérée en France et taxable dans l'État membre d’arrivée correspond au code 21.

• Numéro de TVA du client dans l'État membre où sont livrées les marchandises. Ce numéro est en général préalablement demandé par le vendeur au stade de la facturation. L’existence d’un numéro de TVA et sa validité peuvent être vérfiées sur le portail VIES.

Pré-remplissage possible

Les cases « régime » de l’état récapitulatif peuvent parfois être pré-remplies lorsque le déclarant a préalablement répondu à l’enquête statistique mensuelle sur les échanges de biens intra-UE (EMEBI).

Ce pré-remplissage n’est toutefois possible que pour les livraisons exonérées en France et taxables dans l'État membre d’arrivée (ce sont des transactions relevant du code régime 21).

Même lorsque l’état récapitulatif n’est pas précédé d’une réponse à l’enquête EMEBI, certains champs sont néanmoins pré-remplis, tels que le modèle de bien livré ou sa référence interne.

L’enquête mensuelle sur les échanges de biens intra-UE (EMEBI) est un document à vocation statistique détaillant les expéditions ou introductions de marchandises réalisées, au cours du mois précédant, par toute personne soumise à cette formalité. Cet outil a pour objectif de fournir à l’État des données statistiques concernant le commerce extérieur.

La formalité concernant l’EMEBI est effectuée préalablement à l’état récapitulatif, sur la même plateforme en ligne.

Dans la majorités des cas, l’obligation de répondre à l’EMEBI s’adresse aux personnes réunissant toutes les conditions suivantes :

• Une personne morale ou physique assujettie à la TVA, établie ou non en France.

• Une personne réalisant des échanges de biens entre la France et un État membre de l’UE. Il doit s’agir de la personne qui comptabilise effectivement l’échange (livraison ou acquisition) dans ses déclarations fiscales périodiques CA3 ou CA12.

• Une personne ayant reçu une lettre avis (ou un mail avis) de la DGDDI l’informant de cette obligation.

  Lorsque cette personne a reçu ce courrier de la DGDDI, elle fait alors partie de ce que l’on appelle «l’échantillon».

  Cette lettre lui est envoyée en général au mois de décembre de l’année N-1, mais cela peut survenir à tout autre moment, notamment lorsque la personne destinataire a été créée en cours d’année N, ou a connu, dans le courant de l’année N, une croissance importante dans ses échanges intracommunautaires.

Le déclarant doit tout d’abord séléctionner le mois de référence (celui lors duquel l’échange a été réalisé) puis la nature du flux à déclarer : expédition ou introduction.

Le flux concerné par l’enquête est précisé dans la lettre-avis informant le déclarant de son obligation d’y répondre. Il peut s’agir exclusivement d’introductions ou d’expéditions, mais aussi des deux.

Le déclarant doit ensuite compléter toutes les cases suivantes  :

• Nomenclature des marchandises échangées : cela désigne le code d’identification européen de la marchandise échangée. Le déclarant a la possibilité d’utiliser l’outil de recherche qui lui est proposé directement dans le formulaire (bouton « recherche nomenclature »).

• Pays de destination (en cas d’expédition) ou de provenance (en cas d’introduction).

• Valeur fiscale : cette valeur correspond au montant net des marchandises ainsi que des frais accessoires inclus dans la base d’imposition tels que l’assurance, le fret, les frais de dossier... Les frais de transport y sont inclus uniquement s’ils figurent sur la même facture que celle des marchandises.

  Cette valeur est indiquée en euros, en arrondissant à l’unité supérieure. Dans le cas où une valeur est arrondie à 0 (par exemple pour une transaction évaluée à 0,48  €) elle ne doit pas être déclarée.

• Masse nette : c’est-à-dire la masse en kilogrammes des marchandises sans leurs éventuels emballages.

• Unités de mesure supplémentaires : celles qui sont autres que des kilogrammes. Cela inclut par exemple des paires lorsqu’il est question de chaussures, des litres, des grammes...

• Nature de la transaction : par exemple un achat ou une vente, un transfert d’un stock vers un entrepôt...

• Mode de transport : il peut être notamment maritime, par air, par route, par chemin de fer... Le déclarant doit choisir le code correspondant.

• Département de départ ou de destination des marchandises.

• Pays d’origine des marchandises.

• Numéro d'identification TVA du client dans son État. Cette information n’est toutefois requise qu’en cas d’expédition.

• Code régime, permettant de préciser la nature fiscale de la transaction (par exemple une acquisition intracommunautaire taxable, une livraison exonérée en France et taxable dans l’État membre d’arrivée...).

Le portail de la DGDDI met à disposition des usagers un simulateur pour l’EMEBI, afin de mieux comprendre le déroulement de cette démarche.

Ce simulateur se situe sur la même plateforme que celle de l’état récapitulatif et l’EMEBI (portail DEBWEB2).

L’état récapitulatif et l’EMEBI sont des déclarations mensuelles transmises à l’administration des douanes à partir du 1er et au plus tard le 10e jour ouvrable du mois suivant le mois de référence ( aussi appelé période de référence).

En matière d’expéditions, la période de référence est en général le mois civil au cours duquel la TVA est devenue exigible dans l'autre État membre au titre de l’acquisition correspondante.

En savoir plus sur la période de référence

La période de référence est celle au cours de laquelle est survenu un échange devant être déclaré dans l’état récapitulatif et éventuellement l’EMEBI (lorsque le déclarant y est soumis).

Cette période de référence est souvent déterminée en fonction de la date à laquelle la TVA devient exigible.

Date d’exigibilité de la TVA

La date d’exigibilité de la TVA varie en fonction des modalités de facturation ou de livraison :

• La date d’exigibilité est fixée au 15 du mois suivant celui au cours duquel est intervenue la livraison.

• La date d’exigibilité est fixée au moment de la remise de la facture, lorsque celle-ci est délivrée avant le 15 du mois qui suit celui au cours duquel est intervenue la livraison.

Cette date d’exigibilité permet ensuite de déterminer la période de référence.

Période de référence

En général, cette période de référence est la suivante :

• Concernant les expéditions : le mois civil au cours duquel la TVA est devenue exigible dans l’État membre de destination, au titre de l'acquisition correspondante.

• Concernant les introductions : le mois civil au cours duquel la TVA est devenue exigible en France.

Aucune de ces 2 formalités ne peut être réalisée avant ces dates.

Les calendriers concernant l’état déclaratif et l’EMEBI sont disponibles sur le site de la DGDDI

Calendrier des dépôts de l’état récapitulatif TVA et des échanges de services (DES)

Direction générale des douanes et droits indirects

Afin d’effectuer sa saisie, le déclarant doit au préalable créer un compte personnel sur le portail de la DGDDI (ou se connecter à un compte déjà existant).

Téléservice

Espace personnel douane.gouv.fr

Accéder au formulaire

Direction générale des douanes et des droits indirects

L’état récapitulatif ainsi que la réponse à l’EMEBI se font ensuite via le service en ligne DEBWEB2, toujours sur le site de la DGDDI.

Ces 2 formalités sont exécutées en même temps, en commençant, lorsque le déclarant est soumis à cette obligation, par la réponse à l’EMEBI.

Téléservice

Déclarer ses échanges Intra-UE de biens (DEBWEB2, ex DEB)

Accéder au formulaire

Ministère chargé des finances

La transmission des informations sur la plateforme DEBWEB peut être réalisée selon 2 modalités différentes :

• Mode « DTI » : Il s’agit d’une saisie manuelle des informations demandées. Ce mode de transmission est le plus fréquent.

• Mode « DTI+ » : cette modalité consiste à déposer un fichier contenant les réponses à l’enquête ou à l’état récapitulatif. L’accès à cette procédure nécessite toutefois une habilitation délivrée par le centre de collecte auquel le déclarant est rattaché.

Différentes sanctions sont prévues. Elles dépendent de la nature du manquement constaté par la DGDDI ou la DGFIP :

• En cas d’absence de déclaration de l’état récapitulatif ou de réponse à l’EMEBI dans le délai prévu, une amende de 750 € est encourue. Cette amende est portée à 1500 € si l’obligation n’est toujours pas exécutée dans les 30 jours suivant une mise en demeure qu’aurait reçue le redevable.

• Pour chaque omission ou inexactitude constatée dans l’état récapitulatif ou la réponse à l’EMEBI, une amende de 15 € est encourue. Cette amende est plafonnée à 1500 €.