La réponse du candidat à un marché public est composée d'un dossier de candidature et d'une offre. Elle doit être transmise de façon dématérialisée sur le profil acheteurs lorsque le marché public est d'un montant égal ou supérieur à 40 000 € HT.

Le délai de transmission de la candidature et de l'offre varie selon le type de marché.

Le délai est décompté en jours calendaires en comptant les jours fériés, les samedis et les dimanches.

Il commence le lendemain du jour de l’envoi de l’avis de publicité et prend fin prend fin à l’expiration de la dernière heure du jour de son échéance.

L'offre doit en principe être transmise en une seule fois.

Cependant, si plusieurs offres sont transmises successivement, seule la dernière offre reçue est ouverte par l'acheteur.

Il est donc possible de modifier une offre déjà transmise en transmettant une nouvelle offre avant la fin du délai de réponse. Il faut transmettre l’intégralité de l’offre modifiée. Celle-ci sera prise en compte et les offres reçues précedemment seront rejetées sans avoir été ouvertes.

La copie de sauvegarde est une copie de la réponse électronique du candidat.

Elle peut être réalisée par l'entreprise candidate mais elle n'est pas obligatoire. L'acheteur public ne peut pas imposer à l'entreprise candidate de faire une copie de sauvegarde.

La copie de sauvegarde peut être transmise de l'une des manières suivantes :

• Support papier ou support physique électronique (clé USB, CD). La copie doit être placée dans un pli comportant la mention « copie de sauvegarde ». Elle peut être remise contre récépissé à l'adresse indiquée par l'acheteur dans les documents de la consultation, ou transmise en recommandé avec accusé de réception par la Poste.

• Voie électronique. Cette possibilité peut être autorisée dans les documents de consultation. La copie est transmise au moyen d'outils garantissant certaines exigences minimales. Ils doivent notamment garantir l'identité de l'acheteur, l'heure et la date exactes de la réception des documents ou un accès limité aux seules personnes autorisées. Il s'agit par exemple d’une plateforme cloud ou d'un un coffre-fort numérique.

La copie de sauvegarde doit comprendre les mêmes informations que l'original.

L'entreprise qui souhaite envoyer une copie de sauvegarde doit la faire parvenir dans le délai indiqué dans l'avis de marché ou dans les documents de la consultation.

Elle est ouverte et utilisée seulement si une anomalie ou des difficultés sont survenues lors de la remise des dossiers de candidature et la transmission des offres par voie électronique. Elle prend donc la place de l'offre électronique dans les cas suivants :

• L'acheteur détecte un virus dans l'offre déposée par voie dématérialisée.

• L'offre électronique est reçue incomplète.

• L'offre dématérialisée est transmise hors délais et l'entreprise peut prouver que le début de la transmission a eu lieu avant la fin du délai.

• L'offre dématérialisée ne peut pas être ouverte par l'acheteur.

Les formulaires de candidature (Document Unique de Marché Européen (DUME) ou ( DC1, DC2), n’ont pas à être signés, que ce soit de manière manuscrite ou électronique.

La signature de l'offre n'est pas non plus imposée par la réglementation. Elle est obligatoire uniquement pour l’offre finale, qui constitue le contrat définitif (par exemple, un acte d'engagement (ATTRI 1). Ce contrat est facultatif au stade du dépôt de la réponse, sauf si l’acheteur l’exige.

L'acheteur peut également proposer une signature électronique.

La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé.

Pour utiliser la signature électronique, l'entreprise doit satisfaire plusieurs conditions préalables :

• Elle doit avoir acquis un certificat de signature qui est nominatif et l'application logicielle correspondante qui est souvent proposée par le profil d'acheteur. Il permet de garantir l’identité du signataire et l'intégrité du document électronique, c’est-à-dire qu’il ne peut plus être modifié une fois signé. Le certificat est délivré pour une durée de 1 à 3 ans à une personne physique et non à une entreprise. Il se présente généralement sous la forme d’une clé USB.

• Elle doit avoir précisé son organisation interne et désigné les personnes habilitées à signer en son nom : son titulaire doit avoir la capacité d'engager la société ou disposer d'une délégation de pouvoir.